Übersicht
Dashboard
Alle Unterweisungen, Fortschritte und fälligen Auffrischungen auf einen Blick.
Aktive Mandanten
–
Betriebe im System
Teilnehmer gesamt
–
über alle Betriebe
Abschlussquote
–
Auffrischung fällig
–
jährliche Pflicht · §12 ArbSchG
Fortschritt je Mandant
| Betrieb | Teiln. | Fortschritt | Status |
|---|
Aktivität
Aktivitäten erscheinen hier, sobald Teilnehmer lernen.
Hinweis: Unterweisung mind. jährlich wiederholen (§12 ArbSchG, DGUV V1).
Verwaltung / Kunden
Kunden & Mandanten
Jeder Betrieb ist ein eigener, datenschutzrechtlich getrennter Mandant.
| Betrieb | Branche | Standort | Teiln. | Self-Service |
|---|
Beim Anlegen eines Kunden werden automatisch ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) als Entwurf sowie ein isolierter Datenraum erstellt. Self-Service: Sie entscheiden je Betrieb, ob der Kundenadmin Teilnehmer selbst anlegen und importieren darf – standardmäßig ist nur die Status-Ansicht aktiv.
Verwaltung / Teilnehmer
Teilnehmer
Mandant: —
Alle 48Abgeschlossen 44In Bearbeitung 3Offen 1
| Name | Personal-Nr. | Zugang | Fortschritt | Status | |
|---|---|---|---|---|---|
| Katrin Weber | ML-0481 | Link / QR | Zertifiziert | ||
| Ahmet Yılmaz | ML-0482 | Zertifiziert | |||
| Piotr Kowalski | ML-0484 | Link / QR | Nicht begonnen |
Datensparsamkeit: Für den Zugang genügen Name + Personalnummer. Eine E-Mail-Adresse ist optional – Zugänge funktionieren auch rein per QR-Code / Link.
Verwaltung / CSV-Import
Teilnehmer per CSV importieren
Massenanlage ohne E-Mail-Pflicht. Zugänge werden direkt als QR-Code & Link erzeugt.
Import für Mandant: –
Alle Teilnehmer aus dieser Datei werden diesem Betrieb zugeordnet. Anderen Mandanten wählen Sie unter „Kunden“ über „Öffnen“.
Alle Teilnehmer aus dieser Datei werden diesem Betrieb zugeordnet. Anderen Mandanten wählen Sie unter „Kunden“ über „Öffnen“.
1 · Datei hochladen
CSV hierher ziehen oder klicken
Eine Zeile je Person · Trennzeichen ; , oder Tab
Vorlage:
nachname;vorname;personalnr;abteilung;email
Weber;Katrin;ML-0481;Lager;
Yilmaz;Ahmet;ML-0482;Fuhrpark;a.yilmaz@…
Klein;Sandra;ML-0483;Verwaltung;
2 · Prüfen & importieren
Noch keine Datei gewählt. Nach dem Hochladen sehen Sie hier die ersten Zeilen zur Kontrolle.
Erwartete Spalten: Nachname;Vorname;Personalnr;Abteilung;E-Mail. E-Mail ist optional – ohne E-Mail wird automatisch ein Zugangslink + QR-Code erzeugt.
Verwaltung / Zugänge
Zugänge & QR-Codes
Login ohne E-Mail: eindeutiger Link + QR-Code. Für Aushang, Ausdruck oder Weitergabe.
Mandant:
Zugänge werden immer nur für den gewählten Betrieb erzeugt.
Verteilung
Für Beschäftigte ohne PC: QR am Schwarzen Brett oder auf der Zugangskarte – Start direkt per Smartphone.
Kennwörter
Zugangslinks sind Einmal-Geheimnisse. Sie werden nur als Hash gespeichert und lassen sich nachträglich nicht mehr anzeigen – nur neu ausstellen. Dabei verliert der alte QR-Code/Link seine Gültigkeit.
Kennwörter werden nur gehasht (bcrypt) gespeichert – keine Klartext-Ablage. Teilnehmer vergeben ihr Kennwort beim ersten Login selbst; nach dem Zurücksetzen wird es beim nächsten Login neu gesetzt.
Datensparsamkeit: Für den Zugang genügen Name + Personalnummer – eine E-Mail-Adresse ist nicht erforderlich.
Inhalte / Übersicht
Unterweisungen im Überblick
Alle Schulungen mit Umfang, Status und Zuweisung – auf einen Blick.
Schulungen
–
Aktiv
–
Zuweisungen
–
Nachweise
–
Wird geladen …
Zuweisungs-Matrix
Wird geladen …
Inhalte / Schulungen
Schulungen verwalten
Eigene Schulungen anlegen, aus einer PPTX-Vorlage hochladen und den passenden Kunden zuweisen.
Schulungen werden geladen …
Inhalte / Zertifikate
Zertifikate & Nachweise
Alle Unterweisungsnachweise – für Audit, Begehung und Berufsgenossenschaft.
Betrieb:
Anzeigen:
Wird geladen …
System / Datenschutz & Sicherheit
Datenschutz & Sicherheit
Rollen, Mandantentrennung und alle Funktionen für einen rechtssicheren, datensparsamen Betrieb.
Rollen & Rechte
| Rolle | Sieht | Darf |
|---|---|---|
| Anbieter | alle Mandanten | Kunden anlegen, Kurse pflegen, Personen bearbeiten/löschen, alles verwalten |
| Kundenadmin pro Betrieb, z. B. Personalleitung | nur eigener Betrieb | Status einsehen (Fortschritt, Zertifikate); optional per Freischaltung: CSV-Import, Teilnehmer, QR-Zugänge |
| Teilnehmer | nur eigene Unterweisung | Kurs absolvieren, eigenes Zertifikat abrufen |
Kundenadmins verwalten
Zugänge der Betriebe. Kennwörter werden vom Anbieter vergeben.
Wird geladen …
Technische Sicherheit & Mandantentrennung
✓ Hosting in Deutschland – Rechenzentrum nach ISO 27001, kein Drittlandtransfer
✓ Mandantentrennung – jeder Betrieb in isoliertem Datenraum, Zugriff pro Anfrage geprüft
✓ Rollen-/Rechtekonzept – Kundenadmin technisch auf den eigenen Mandanten begrenzt
✓ TLS-Verschlüsselung in Übertragung, verschlüsselte Ablage
✓ Passwörter gehasht (bcrypt) – nie im Klartext, auch nicht für den Anbieter
✓ 2-Faktor & Audit-Log – Zugriffe und Änderungen revisionssicher protokolliert
Grundsätze
✓ Serverstandort Deutschland, TLS-verschlüsselte Übertragung & Ablage
✓ Datensparsamkeit: nur Name + Personal-Nr. nötig, E-Mail optional
✓ Mandantentrennung: jeder Betrieb im isolierten Datenraum
✓ Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO je Kunde
✓ Zweckbindung: Daten nur für den Unterweisungsnachweis
✓ Passwörter gehasht (bcrypt), keine Klartextablage
Betroffenenrechte & Löschung
Aufbewahrung: Unterweisungsnachweise unterliegen Nachweispflichten – Löschfristen werden dokumentiert und protokolliert.
System / Mein Konto
Mein Konto
Ihr eigener Zugang als Anbieter. Kundenadmin-Zugänge verwalten Sie unter „Kunden & Mandanten".
Kennwort ändern
Danach werden Sie auf diesem Gerät angemeldet bleiben; andere angemeldete Geräte benötigen ggf. einen erneuten Login.
Gut zu wissen
Dieses Kennwort gilt ausschließlich für Ihren eigenen Anbieter-Login.
Kennwörter für Kundenadmins setzen Sie zentral unter „Kunden & Mandanten" → Betrieb öffnen → „Zugang verwalten". Ein Selbst-Reset ist für Kundenadmins bewusst nicht vorgesehen.
Kennwörter für Kundenadmins setzen Sie zentral unter „Kunden & Mandanten" → Betrieb öffnen → „Zugang verwalten". Ein Selbst-Reset ist für Kundenadmins bewusst nicht vorgesehen.
Anbieter-Konten
Zugänge mit vollen Rechten. Ein zweites Konto verhindert, dass der Zugriff verloren geht, falls Sie sich einmal aussperren.
Wird geladen …
Aus Sicherheitsgründen bleibt immer mindestens ein aktives Anbieter-Konto bestehen; das eigene Konto lässt sich nicht deaktivieren oder löschen.
Verwaltung / Explorer
Explorer – Verwaltung
Kunden und Teilnehmer kompakt in einer Baumstruktur.
Wird geladen …
Links einen Eintrag wählen, um Details zu sehen.
Inhalte / Explorer
Explorer – Inhalte
Schulungen, Module und Prüfungsfragen kompakt in einer Baumstruktur.
Wird geladen …
Links eine Schulung oder ein Modul wählen.
System / Erscheinungsbild
Erscheinungsbild & Anbieterdaten
Name, Logo und Anbieterangaben des Portals. Diese Werte erscheinen auf der Anmeldeseite, im Kopfbereich, in allen E-Mails, auf den Zertifikaten sowie in Impressum, Datenschutzerklärung und AVV.
Portal
Anbieterangaben
Leere Felder werden überall weggelassen, statt Platzhalter anzuzeigen.
Zertifikate
Name über der Unterschriftenlinie.
Rechtstexte
Wird in Datenschutzerklärung, VVT und AVV genannt.
Optional, klein in Fußzeile und Impressum.
Logo für helle Flächen
Dunkle Schrift – Kopfbereich, Zertifikate, E-Mails.
Logo für dunkle Flächen
Helle Schrift – Bildseite der Anmeldung.
PNG mit transparentem Hintergrund funktioniert am besten, empfohlene Höhe etwa 160 Pixel. Erlaubt: PNG, JPG, WEBP, SVG, maximal 2 MB. Ohne Logo wird der Portalname als Wortmarke gesetzt.
Ein vollständiges Impressum ist nach § 5 DDG Pflicht. Die Rechtstexte werden aus diesen Angaben erzeugt – nicht ausgefüllte Felder erscheinen dort nicht.
System / Einstellungen
E-Mail-Versand (SMTP)
Postfach für Einladungen an Teilnehmer mit E-Mail-Adresse. Am besten ein eigenes Postfach der Portal-Domain verwenden.
Zugangsdaten
Testmail senden
Speichert nicht – prüft nur die aktuell gespeicherten Zugangsdaten.
Hinweis: Das Kennwort wird verschlüsselt in der Datenbank abgelegt und hier nie wieder angezeigt. Teilnehmer ohne E-Mail sind nicht betroffen – deren Zugang läuft weiter über QR-Code/Link.
Für ein All-Inkl.-Postfach: Host meist wXXXXXX.kasserver.com, Port 587 (STARTTLS). Zugangsdaten stehen im KAS unter „E-Mail-Konten".
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